理論派と直感派の整理術

私がよく訪れるサイトのひとつにPRESIDENT Onlineがあります。私は主婦でビジネスパーソンでもなんでもありませんが、ビジネス系の話題は結構好きです。

2016年1月14日付の記事ですが、興味深いものがありました。

理論派と直感派の整理術

記事のタイトルは「性格別に図解!「机&PC&スマホ」整理術」というものです。理論派と直感派によって整理術が違うとのことです。

性格別の整理方法で作業効率は格段UP
▽理論派とはこんな人
・毎日少しずつコツコツ繰り返すのが得意
・文字や数字に強く、地道な作業が好き
・慎重な下調べや積み重ねを重視
・ごちゃごちゃしているのは苦手

▽直感派とはこんな人
・物事は一気に進めたい
・綿密に考えるよりひらめきで行動
・柔軟性やゆとりのある計画が好き
・ファイリングが苦手

こういうのを読むと、自分がどちらに当てはまるかつい気になります。そして両方当てはまる気がしてならない私です(笑)。どちらかというと理論派なのかな~?直感派の部分も結構持ち合わせているような。

コツコツ繰り返すのは割と得意、下調べや積み重ねは重視する。ひらめきで行動し、柔軟性やゆとりのある計画が好きです。決定打は苦手部分。ごちゃごちゃしているのは苦手です。ファイリングは好き。

この分類の後、性格別にオフィスデスク、PC(デスクトップおよびフォルダとメールの受信トレイ)、スマホのアプリ並びの整理の仕方が書かれています。理論派のPCのフォルダの整理の箇所を読むと、ここに書かれているやり方と自分のやり方がだいたい同じでした。

 

PCデスクトップ編:階層別にすっきりフォルダ分け
【理論派】のデスクトップ
必要なファイルを一瞬で呼び出すために、フォルダの数と階層分け、そして分類方法の見直しが重要。

理論派に合うフォルダ分けは、業務内容別。まずはプロジェクト別フォルダを作ります。その中で企業や個別案件別のフォルダに分け、さらに書類の種類、と徐々に詳細に落とし込むと規則性がでます。

さらに増えがちなワードやエクセルのファイルにも、順序立てた名前付けを。「20150110A社新規プロジェクト提案書」のように作成日、取引先、プロジェクト名、書類の内容の順番で明記しましょう。

▽理論派におすすめテクニック
[1]各ファイル名は、作成日、取引先、業務名、書類名の順に記入
[2]フォルダの中は、期間→内容→詳細の3段階で階層化
[3]フォルダ名の最初に使用頻度順に通し番号を入れる

私の扱う書類はせいぜいPTAの書類作成程度なので、ここまで細かくする必要性もないのですが、私は日付を最後に付けていたので、これからは作成日を最初にした方がいいのかな?と思いました。

しばらく作成日を最初に記入して使い勝手が良ければそれで統一しようかな。

私は片付けも頭の中も行動もとっ散らかるのはルールを無視したり、ケースバイケースにしたときなので、何かを決めて統一するというのが私に取ってすごく大事なんだな、と思いました。

やはり融通が利かないタイプか。新しいやり方を受け入れる柔軟性はある方だと思ってたのにな。ああ、でも、それはルールがうまくいかないときのみだな。

ちょっと気になる記事を読むといろいろ発見があって面白いものです。

同じくPRESIDENT Onlineにupされていた 為末大さんの悩み相談室(週1連載)も好きです。

「頑張りすぎず自分らしく生きる」ってどういう意味でしょう

こちらもなるほど~と思いました。

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